Is een zakelijke rekening verplicht voor een eenmanszaak?
Nee. Voor een eenmanszaak, vof, maatschap of cv schrijft de wet geen zakelijke rekening voor. Je mag je privérekening gebruiken voor je onderneming. Heb je een bv of nv, dan ligt het anders: die is een eigen rechtspersoon en kan geen privérekening van jou gebruiken. Daar is een zakelijke rekening wél verplicht.
Er zit één addertje onder het gras, en dat staat niet in de wet maar in je bankvoorwaarden.
Waarom je bank toch nee kan zeggen
De meeste Nederlandse banken sluiten zakelijk gebruik van een particuliere rekening uit in hun algemene voorwaarden. De wet verplicht je niet, je bank wel. Rabobank wijdt er een hele pagina aan met de kop "Je privérekening zakelijk gebruiken, mag dat?" — een vraag die banken kennelijk vaak krijgen.
Wat er gebeurt als je het toch doet, verschilt per bank. Soms niets. Soms een brief met het verzoek binnen dertig dagen over te stappen. In het slechtste geval blokkeert de bank de rekening, en dan sta je zonder betaalverkeer terwijl je facturen openstaan.
Lees dus je voorwaarden voordat je besluit dat je geen zakelijke rekening nodig hebt.
Wat de Belastingdienst ervan vindt
De Belastingdienst stelt geen zakelijke rekening verplicht. Wat wel moet: je administratie moet controleerbaar zijn. Een inspecteur moet je zakelijke inkomsten en uitgaven kunnen volgen zonder eerst je boodschappen en je Netflix-abonnement door te ploegen.
Dat kan op één rekening, maar het kost je meer tijd bij de aangifte en meer geld bij je boekhouder, die per uur rekent. De scheiding is geen juridische eis. Het is een administratieve die zichzelf terugverdient.
Is een zakelijke rekening duurder?
Ja, en dat is het eerlijke tegenargument. Een particuliere rekening is vaak gratis of kost een paar euro per maand; een zakelijke rekening zit daarboven. Voor een starter met twintig facturen per jaar is dat een reële afweging.
Vergelijk het met wat het bespaart. Kost je boekhouder een uur minder per kwartaal omdat de transacties al gescheiden zijn, dan is de rekening eruit.
Hoe zit het bij een bv?
Daar is de vraag niet of het handig is. Een bv heeft een eigen rechtspersoonlijkheid: het vermogen van de bv is niet jouw vermogen. Geld van de bv op jouw privérekening is geen slordigheid maar een vermogensverschuiving, en die moet je kunnen verantwoorden.
Sinds de invoering van de flex-bv in oktober 2012 hoef je geen startkapitaal van 18.000 euro meer te storten om een bv op te richten. De drempel om er een te beginnen is dus laag. De eisen aan de boekhouding daarna zijn dat niet.
Waar het op neerkomt
Wettelijk verplicht bij een bv of nv, niet bij een eenmanszaak of vof. Praktisch verplicht zodra je bankvoorwaarden zakelijk gebruik uitsluiten, wat bij de meeste banken zo is.
Begin je net en twijfel je? Open er een. De maandprijs is te overzien, en de eerste keer dat je je administratie moet reconstrueren uit één rekening met vakanties en verzekeringen ertussen, is de laatste keer dat je aan die keuze twijfelt.
De regels per rechtsvorm staan op ondernemersplein.overheid.nl. Wat je bank toestaat, staat in je eigen algemene voorwaarden.