Hoe lang moet je je administratie bewaren als ondernemer?
Zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaartermijn voor de basisgegevens van je administratie. Voor gegevens over onroerende zaken — je bedrijfspand, een opslagruimte, grond — geldt tien jaar. Die termijn gaat niet in op de factuurdatum, maar op het moment dat de gegevens hun actuele belang verliezen.
Stop je met je onderneming, dan vervalt die plicht niet. Je schrijft de zaak uit bij de KVK, maar de ordner met facturen van vorig jaar houd je nog zes jaar.
Wat valt er precies onder?
De Belastingdienst spreekt van basisgegevens. Daaronder vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
Dat is ruimer dan de meeste starters denken. Bonnen en bankafschriften zijn pas het begin. Daar horen de onderliggende stukken bij: offertes die tot een opdracht leidden, correspondentie over een geschil, de urenregistratie waarmee je het urencriterium onderbouwt.
Voor sommige overige gegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken. Voor de basisgegevens niet — die zeven jaar staan vast.
Mag het digitaal?
Ja. Een papieren bon mag je scannen en het origineel weggooien, zolang de digitale kopie volledig en leesbaar is en je de gegevens binnen redelijke tijd kunt tonen bij een controle.
De eis die mensen over het hoofd zien, is de tweede helft daarvan. Een map met foto's van bonnen op je telefoon voldoet niet als je er bij een boekenonderzoek geen samenhangend overzicht uit kunt halen. Een boekhoudpakket met een gekoppelde bankrekening lost dat op, en scheelt je boekhouder bovendien uren voorwerk.
Bewaar de gegevens in een vorm die je over zeven jaar nog kunt openen. Een exportbestand van een pakket waar je al drie jaar niet meer op zit, is geen administratie.
Wat gebeurt er als je het niet doet?
Bij een boekenonderzoek kan de inspecteur de bewijslast omkeren. Normaal moet de Belastingdienst aantonen dat je aangifte niet klopt. Kun je je administratie niet overleggen, dan draait dat om: dan moet jij aantonen dat de aanslag te hoog is, met stukken die je net niet meer hebt.
Dat is zelden een boete van een paar honderd euro. Het is een schatting waar je moeilijk onderuit komt.
Hoeveel ondernemers raakt dit?
Alle ondernemers, en dat zijn er veel. Op 30 juni 2026 stonden er ruim 2,6 miljoen vestigingen ingeschreven in het Handelsregister van de KVK.
Dat aantal groeit weer. In het tweede kwartaal van 2026 lag het aantal starters 4,8 procent hoger dan een jaar eerder, terwijl het aantal stoppers met 9,2 procent daalde. De KVK vatte dat kwartaal samen onder de kop "Aantal starters neemt toe in tien van de twaalf provincies".
Voor iedereen die dit jaar begint, begint de bewaarplicht meteen. Niet bij de eerste aangifte, maar bij de eerste factuur.
Wanneer mag de ordner van 2018 weg?
Reken vanaf het einde van het boekjaar. De administratie over 2018 mag na 31 december 2025 weg, mits er geen onroerende zaken in zitten en er geen lopend onderzoek is.
Dat laatste is de uitzondering die telt. Loopt er een bezwaar, een beroep of een boekenonderzoek over een ouder jaar, laat die stukken dan staan tot de zaak is afgerond. De termijn beschermt je niet als de discussie nog loopt.
Drie dingen die je vandaag kunt regelen
Zet een map per boekjaar klaar, digitaal, met een vaste naam. Wie dat pas doet als de inspecteur belt, is te laat.
Noteer per map wanneer de termijn afloopt. Zeven jaar is lang genoeg om te vergeten waarom je iets bewaarde.
Controleer of je onroerende zaken hebt. Zo ja, dan geldt voor die stukken tien jaar, en die horen niet in dezelfde map als de rest.
Meer over de eisen aan je administratie staat op belastingdienst.nl en op ondernemersplein.overheid.nl. Cijfers over het Handelsregister publiceert de KVK.